Estratégia para otimizar suas importações

1- Gestão do tempo

Além do leadtime calculado e esperado, outros deadlines devem ser cumpridos durante a operação logística. No início do embarque, já temos o deadline para a documentação e carga, além disso há prazos para emissão de licença de importação, certificado eletrônico na marinha mercante e declaração de importação. Se estes prazos não forem respeitados, pode ocorrer prejuízos para empresa como auto de infração por omissão pela Receita Federal, ou multas para ajustar alguma informação após a data estipulada.

Outra situação em que a gestão do tempo deve ser considerada é a urgência em que esse embarque deve chegar ao Brasil. Por esse motivo, a análise de ETA (Estimated Time of Arrival) e o transit time devem ser controlados no momento da cotação de frete. Sempre analisar como um tripé, Transit Time, ETA e valor do frete. E após o embarque, o tracking deve ser realizado diariamente.

2- Controle de desempenho da operação

A velocidade e quantidade de informações recebidas diariamente são enormes, o controle é essencial para a tomada de decisão. O departamento de importação da empresa deve ter a habilidade de receber no tempo certo a informação, interpretar de forma correta e tomar uma decisão assertiva.  Verificar e analisar índices de cada processo e fornecedor é essencial para identificar possíveis problemas e criar melhores modelos e estratégias. Abaixo alguns indicadores que podem ser analisados:

• Verificação e eficiência de rotas, transbordos e transit time;
• Mapear oportunidades e ameaças no ambiente externo à empresa (político, tecnológico, econômico, social);
• Frequência do embarque;
• Padronização dos procedimentos;
• Utilização dos recursos intelectuais e tecnológicos;
• Benefícios utilizados (Drawback, RECOF, ATA Carnet, Ex Tarifários);
• Tempo médio do ciclo do pedido a chegada do embarque;
• Avarias e preocupação na armazenagem da carga;
• Segurança e qualidade do produto;
• Saldo em estoque, prazo de ressuprimento, pedidos de venda;
• Retificações realizadas em documentações.

3- Metodologia Ágil 

Primeiramente, a integração entre todos os setores da empresa é fundamental. O departamento de importação deve se comunicar com os outros departamentos, de forma que exista comunicação, confiança e não exista nenhum gap no processo. A utilização de framework, como o SCRUM, para viabilizar novos projetos de importação e desenvolvimento de novos negócios, é considerável, pois permite a visualização da cadeia logística como um todo, a identificação do objetivo central (sprint), e a busca constante por evolução e melhoria.

4- Negociação internacional eficiente

Todas as etapas do processo devem ser definidas na negociação entre exportador e importador, por se tratar de um assunto complexo, é necessário o respeito e adaptação entre culturas, conhecimento legal e tributário do país que se irá negociar e definição clara dos objetivos de ambos os lados da negociação.

5- Identificar campos de risco nas documentações

A emissão das documentações não deve ser delegadas apenas para o exportador, todos os envolvidos devem zelar pela confiabilidade dos dados, pois isso pode gerar grandes prejuízos como multas para a retificação de conhecimento de embarque e riscos no desembaraço aduaneiro se a DI for parametrizada em canal amarelo, vermelho ou cinza. Em caso de linha azul (despacho expresso), os documentos devem estar corretos da mesma forma.

Por esse motivo, deve ser reconhecido os principais fatores de risco de cada documentação. Todos os campos do conhecimento de embarque, invoice e packing list, possuem uma função, porém existem campos que devem ter o dobro de atenção na conferência documental, pois podem gerar maiores problemas ao embarque. Os campos mais críticos são valor total líquido da invoice, Nomenclatura Comum do Mercosul, CNPJ do consignatário, quantidade de itens, porto de destino e em caso de madeira na embalagem, se a mesma foi tratada e certificada.

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